Nutzungsbedingungen

Anbieter: Petasync, Inhaber Phillip Scheiderer, Neudorf 14, 90599 Dietenhofen, E-Mail hallo@belegware.de (im Folgenden „wir“)
Pilotbetrieb: der Betrieb, der die Pilotphase bei uns bestätigt (im Folgenden „Sie“)

1. Worum es geht

Wir stellen Ihnen Belegware (Rechnungen, Angebote, Belege, Bank-Import, DATEV-Export, E-Rechnung, Kalender, Mail-Anbindung) als Online-Dienst zur Verfügung. Belegware läuft für Sie in einer eigenen Installation.
Belegware ist in einer Pilotphase. Sie testen das Programm im echten Alltag, bevor es regulär verkauft wird. Es kann Fehler haben, und Funktionen können sich ändern.
Die Pilotphase richtet sich nur an Unternehmer (§ 14 BGB). Mit der Bestätigung erklären Sie, dass Sie Belegware für Ihren Betrieb nutzen.

2. Dauer und Ende

Diese Bedingungen gelten für Betriebe, die wir nach einer Vorführung per E-Mail bestätigen. Für den Testmonat zur Selbst-Anmeldung gelten eigene Bedingungen.
Die Pilotphase beginnt mit unserer Bestätigung per E-Mail. Der erste Monat ist kostenlos. Danach kostet Belegware 39 € je Monat. Eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht. Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit, hat keine Mindestlaufzeit und ist monatlich kündbar, von beiden Seiten, in Textform (E-Mail genügt). Aus wichtigem Grund geht es auch sofort.

3. Was wir leisten und was nicht

Wir betreiben, aktualisieren und sichern Ihre Installation täglich (verschlüsselte Sicherung, Einzelheiten im Auftragsverarbeitungsvertrag).
Wir bemühen uns um eine hohe Erreichbarkeit, sagen in der Pilotphase aber keine feste Verfügbarkeit zu. Wartungen kündigen wir möglichst einen Tag vorher an, außer wenn es eilt (z. B. bei einer Sicherheitslücke).
Unterstützung leisten wir per E-Mail an support@belegware.de (Antwort binnen 1 Werktag) und zu festen Hilfe-Zeiten (Di + Do 17–20 Uhr). Wir sind ein Ein-Personen-Betrieb. Bei Urlaub oder Krankheit kann eine Antwort länger dauern, das teilen wir Ihnen vorher mit, soweit möglich.
Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Belegware hilft beim Schreiben, Ablegen und Übergeben. Ob eine Rechnung steuerlich richtig ist und wie etwas zu buchen ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Bank: In der Pilotphase holt Belegware Kontoumsätze nur über einen zugelassenen Kontoinformationsdienst (Enable Banking Oy, Finnland) oder als Datei-Import. Überweisungen gibt Belegware nie selbst frei. Es bereitet sie nur vor, und Sie geben sie in Ihrem Banking frei.
Mail und Kalender: Sie verbinden nur Postfächer und Kalender, die ausschließlich geschäftlich genutzt werden. Die Zugangsdaten tragen Sie selbst ein.
In der Pilotphase sendet Belegware keine Daten an KI-Anbieter.

4. Ihre Mitwirkung

Sie schützen Ihre Zugänge (gutes Passwort, zweiter Faktor) und geben Zugänge nur an Personen, die sie brauchen.
Sie prüfen Rechnungen vor dem Versand und Buchungsvorschläge vor dem Übernehmen.
Exportieren Sie zusätzlich regelmäßig (z. B. monatlich den DATEV-Export und die Belege). Die Pilotsoftware kann Fehler haben, und Ihre Aufbewahrungspflichten (z. B. § 147 AO, § 14b UStG) liegen bei Ihnen.
Rückmeldung ist erwünscht, aber freiwillig. Wir fragen Sie etwa einmal im Monat kurz nach Ihren Erfahrungen. Die Nutzung hängt nicht davon ab.

5. Ihre Daten

Die Daten in Ihrer Installation gehören Ihnen. Sie bleiben dafür verantwortlich, wir verarbeiten sie nur in Ihrem Auftrag. Dafür schließen wir vor dem Start einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Er geht diesen Bedingungen in Datenschutzfragen vor.
Export: Sie können Ihre Daten jederzeit selbst exportieren (DATEV, Belege als PDF/XML, Tabellen). Zum Ende erhalten Sie auf Wunsch einen vollständigen Abzug Ihrer Installation in einem maschinenlesbaren Format.
Nach dem Ende: Solange der Vertrag läuft, bleiben alle Daten erhalten. Andernfalls bleibt die Installation nach Vertragsende 30 Tage nur lesend erreichbar. Danach löschen wir sie.
Hinweis nach dem EU Data Act (Art. 31 Abs. 3 VO (EU) 2023/2854): Die Pilotphase ist eine Test- und Bewertungsversion in der Einführung. Die Regeln des Data Act zum Anbieterwechsel (Kapitel VI) gelten für sie deshalb nicht. Den Export nach Nr. 2 erhalten Sie trotzdem.

6. Haftung

Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und soweit wir eine Garantie übernommen haben.
Bei leichter Fahrlässigkeit haften wir nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht und dann begrenzt auf den vorhersehbaren, typischen Schaden.
Für den Verlust von Daten haften wir nur in Höhe des Aufwands, der bei ordnungsgemäßer, regelmäßiger Sicherung durch Sie (Nr. 4) zur Wiederherstellung nötig gewesen wäre.
Ansprüche von Betroffenen nach Art. 82 DSGVO bleiben unberührt.

7. Referenz (nur mit gesonderter Zustimmung)

Wir dürfen Ihren Firmennamen als Pilotkunde auf belegware.de nennen sowie ein Zitat von Ihnen wiedergeben, nur wenn Sie gesondert zustimmen. Die Zustimmung können Sie jederzeit per E-Mail widerrufen.

8. Schluss

Änderungen dieser Bedingungen teilen wir Ihnen in Textform mit. Gefallen sie Ihnen nicht, können Sie den Vertrag zum Ende des laufenden Monats kündigen.
Es gilt deutsches Recht.

Stand: November 2026